Todo lo que necesitas saber sobre facturación

Todo lo que necesitas saber sobre facturación

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Si eres empresario, profesional o estás pensando en serlo, debes saber que estás obligado a expedir facturas y copia de éstas por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de tu actividad. Además estás obligado a guardar copia de éstas. Como es obligatorio expedir facturas y entregárselas a tus clientes si quieres cobrar tus ventas o servicios, qué mejor que hacerlo bien, principal razón que me ha motivado a escribir este post.

¿Qué es una factura?

Lo primero que tenemos que tener claro qué es una factura. Una factura es un documento en el que se detallan las mercancías vendidas o los servicios prestados, junto con la cantidad y el importe de éstos y que el empresario o profesional debe entregar, junto a una copia, al que paga dichos productos o servicios.

Tipos de facturas

Actualmente existen dos tipos de facturas, si bien es cierto que anteriormente se podían expedir tiques, con la normativa actual sólo podemos emitir facturas simplificadas (que sustituyen a los tiques) y facturas completas.

Factura simplificada

Las facturas simplificadas deberán reflejar, como mínimo, el siguiente contenido:

  1. Número, y, en su caso, serie.
  2. Fecha de expedición.
  3. Fecha de operación, si ésta fuera distinta a la fecha de expedición.
  4. NIF, nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor.
  5. Identificación o descripción de los bienes entregados.
  6. Tipo impositivo aplicado. Opcionalmente se puede incluir la expresión “IVA incluido“.
  7. Contraprestación total del tique.
  8. Si se trata de una factura retificativa, se debe indicar a la factura rectificada.

Hay que tener en cuenta que solo se pueden expedir facturas simplificadas en los siguientes supuestos:

  1. Facturas cuyo importe no supere los 400 euros, IVA incluido.
  2. Facturas rectificativas.
  3. Las operaciones que podían expedirse los antiguos tiques, que nunca excedan de 3.000 euros, IVA incluido:
  • Ventas al por menor. Son aquellas en las que el destinatario o consumidor final no actúa como empresario o profesional.
  • Ventas o servicios en ambulancia.
  • Ventas o servicios prestados a domicilio del consumidor final.
  • Transporte de personas y su equipaje.
  • Servicios de hostelería y restauración prestados en los restaurantes, bares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
  • Salas de baile y discotecas.
  • Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas.
  • Servicios de peluquería o estética.
  • Uso de instalaciones deportivas.
  • Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
  • Aparcamiento de vehículos.
  • Servicios de videoclub.
  • Tintorerías y lavanderías.
  • Autopistas de peaje.

No se podrá expedir tiques en los siguientes supuestos:

  • Entregas intracomunitarias de bienes.
  • Venta a distancia.
  • Operaciones en las que se produzca inversión de sujeto pasivo porque estén localizadas en el territorio de aplicación del impuesto en la que el expedidor no esté establecido y el destinatario expida la factura por cuenta del prestador o proveedor.
  • Operaciones no localizadas en el territorio de aplicación del impuesto si el prestador o proveedor está establecido:
    • Cuando la operación esté realizada fuera de la UE.
    • Cuando la operación se localice en otro Estado miembro, se produzca inversión del sujeto pasivo y el destinatario no expida factura por cuenta del prestador o proveedor.

Es necesario indicar que si el destinatario quiere deducirse la cuota de IVA de la operación reflejada en el tique, es necesario indicar en el mismo el NIF del destinatario y domicilio fiscal y la cuota repercutida, que debe venir reflejada de forma separada (no es posible deducirse tiques emitidos con la expresión “IVA incluido”)

Contenido de las facturas simplificadas:

Contenido-facturas-simplificadas

Factura completa

La normativa vigente indica que todas las facturas completas deben indicar el contenido que vamos a citar a continuación, sin perjuicio a que se pueda obligar a otros efectos y posibilidad de incluir otras menciones:

  1. Número y, en su caso, serie. Si se expiden facturas con diferentes series, la numeración debe de ser correlativa en las distintas series. Será obligatoria la expedición de facturas con distintas series en los siguientes casos: las expedidas por los destinatarios de las facturas, para cada uno de los cuales debe existir una serie distinta, las facturas rectificativas y las que se expidan por adjudicatarios que tengan la condición de empresario o profesional en los procedimientos administrativos y judiciales de adjudicación forzosa.
  2. La fecha de expedición.
  3. Nombre y apellidos, razón social completa, tanto del obligado a expedirla como del destinatario de la misma.
  4. NIF del obligado a expedir la factura. Asimismo, será obligatoria la consignación del NIF del destinatario en los siguientes casos:
    • Que se trate de una entrega intracomunitaria de bienes exenta.
    • Que se trate de una operación cuyo destinatario sea el sujeto pasivo del Impuesto.
    • Que se trate de operaciones que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto (TAI), y el empresario o profesional obligado a la expedición de la factura haya de considerarse establecido en dicho territorio.
  5. Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
  6. Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
  7. El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
  8. La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
  9. La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
  10. En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del Impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes de la Directiva 2006/112/CE, de 28 de noviembre, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, o a los preceptos correspondientes de la Ley del Impuesto o indicación de que la operación está exenta.
    Lo dispuesto en esta letra se aplicará asimismo cuando se documenten varias operaciones en una única factura y las circunstancias que se han señalado se refieran únicamente a parte de ellas.
  11. En las entregas de medios de transporte nuevos, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.
  12. Es necesario indicar, textualmente a pie de factura o en lugar visible en el cuerpo de la factura, en los siguientes casos:
  • En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, la mención «facturación por el destinatario».
  • En el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención «inversión del sujeto pasivo».
  • En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención «régimen especial de las agencias de viajes».
  • En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, la mención «régimen especial de los bienes usados», «régimen especial de los objetos de arte» o «régimen especial de las antigüedades y objetos de colección».

Contenido de las facturas completas:

Contenido-facturas

Plazos de expedición y envío de facturas

Consideramos, con carácter general, que el plazo de expedición de facturas es:

  • Si el destinatario de la operación no es empresario ni profesional, la factura deberá expedirse y enviarse en el momento en que se realice la operación.
  • Si el destinatario de la operación es empresario o profesional, la factura deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación, incluidas las facturas recapitulativas. El plazo de envío es de un mes a partir de la fecha de su expedición.
    En las entregas intracomunitarias de bienes, la factura deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.

Podrán incluirse en una sola factura distintas operaciones (facturas recapitulativas) realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que aquellas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural. En este caso:

  • Si el destinatario de la operación no es empresario ni profesional, las facturas deberán ser expedidas como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas y enviarse en el momento de su expedición.
  • Si el destinatario de la operación es empresario o profesional, la expedición de las facturas deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones. El plazo de envío es de un mes a partir de la fecha de su expedición.

Formas de remisión de las facturas

Las facturas pueden ser remitidos por cualquier medio y, en particular, por medios electrónicos siempre que el destinatario haya dado su consentimiento y los medios electrónicos utilizados en la transmisión garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho, en particular, para la facturación electrónica:

  • Controles de gestión que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
  • Firma electrónica avanzada
  • Intercambio electrónico de datos (EDI)
  • Otros medios validados con carácter previo por la AEAT

Obligación de conservar las facturas

La Ley General Tributaria, establece para los empresarios y profesionales la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias.

El artículo 165.Uno de la Ley del IVA, establece que dichos documentos deberán conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto.

Además, el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, establece que deberán conservarse con su contenido original, ordenadamente y durante el plazo que establece la Ley General Tributaria los siguientes documentos:

  • Facturas recibidas.
  • Copias o matrices de las facturas expedidas.
  • Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
  • Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
  • Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación.

Esta obligación incumbe asimismo a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del IVA, como a quienes, sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del Impuesto, aunque en este caso sólo alcanzará a las facturas recibidas y a las copias o matrices de las facturas expedidas.

Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.

Cuando las facturas recibidas o expedidas se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado cuotas del IVA cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante su correspondiente período de regularización y los cuatro años siguientes.

Los empresarios o profesionales que realicen operaciones que tengan por objeto oro de inversión, deberán conservar las copias de las facturas correspondientes a dichas operaciones durante un período de cinco años.

Facturas rectificativas o de rectificación

Las facturas rectificativas son obligatorias expedirlas cuando:

  • En los casos en que la factura no cumpla alguno de los requisitos establecidos como obligatorios el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
  • Cuando se hubieran producido las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible del IVA.
  • Cuando las cuotas repercutidas del IVA se hubiesen determinado incorrectamente.

Sin embargo, no procederá la rectificación de las cuotas impositivas repercutidas:

  • Cuando la rectificación no esté motivada por las causas previstas en el artículo 80 de la Ley del IVA, implique un aumento de las cuotas repercutidas y los destinatarios de las operaciones no actúen como empresarios o profesionales del Impuesto, salvo en supuestos de elevación legal de los tipos impositivos, en que la rectificación podrá efectuarse en el mes en que tenga lugar la entrada en vigor de los nuevos tipos impositivos y en el siguiente.
  • Cuando sea la Administración tributaria la que ponga de manifiesto, a través de las correspondientes liquidaciones, cuotas impositivas devengadas y no repercutidas mayores que las declaradas por el sujeto pasivo y la conducta de éste sea constitutiva de infracción tributaria.

La factura rectificativa deberá emitirse tan pronto como el obligado a expedir la factura tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición siempre que no hubieran transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto o, en su caso, de la fecha en que se hayan producido las circunstancias reguladas en el artículo 80 de la Ley del IVA, que dan lugar a la modificación de la base imponible del IVA.

Los requisitos que deben cumplir son:

  • En todas las facturas rectificativas se hará constar su condición de rectificativa y la descripción de la causa que motiva la rectificación.
  • Se harán constar los datos identificativos de la factura rectificada y la rectificación efectuada y deberán cumplir los requisitos que se establecen como obligatorios con carácter general.

La factura electrónica

Por último, hago una breve referencia la factura electrónica, que por su extensión, importancia y actualidad le dedicaré un post posterior.

La factura electrónica (e-factura) es una factura que, ajustándose a los requisitos establecidos en el Reglamento de facturación, ha sido expedida y recibida en formato electrónico. La expedición de la factura electrónica siempre estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento.

El Reglamento de facturación establece una igualdad de trato entre la factura en papel y la electrónica, siempre que se garantice al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

 

Todos mis clientes dispondrán de una plataforma de facturación online completa en la que podrán emitir, importar y crear facturas ilimitadas acorde con la legislación vigente, además crear e importar facturas de gastos. Dispondrán de un espacio de gestión documental en servidores seguros en la que podrán guardar copias de sus facturas expedidas durante el plazo que establece la ley. Y, como siempre, contarán con mi supervisión para que todo salga bien 🙂

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Esta herramienta en ningún momento es vinculante y en ningún momento me responsabiliza de emitir documentos incorrectos o para fines fraudulentos, así que usadla bajo vuestra responsabilidad. Lo único que se pretende es poner a vuestra disposición una herramienta lo más útil posible. Si echáis en falta, cambiaríais o añadiríais algún elemento a esta herramienta online de generación de facturas os agradecería que me lo dijeras por cualquier medio de contacto de la web, lo añadiré encantado siempre que sea factible.

Referencias legislativas:

  • Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
  • Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
  • Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.

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2 Respuestas

  1. Hola Martín,
    Tengo una pregunta para las facturas simplificadas: ¿Qué ocurre si el valor de la compra excede esos 3.000? ¿Ya no podría ser un ticket (factura simplificada)? ¿Tendría que imprimir 2 tickets, o tendría que imprimir una factura?

    Mil gracias.

    • Estimado Cantifog,

      Efectivamente, las facturas simplificadas no pueden ser superiores a 400 euros. No obstante, el nuevo reglamento habilita en ciertos supuestos permitidos en el anterior Reglamento de facturación aprobado en el RD 1496/2003 a emitir facturas simplificadas para operaciones que no excedan de 3.000 euros (IVA incluido). Si el valor de compra supera esos 3.000 euros la normativa ‘obliga’ a emitir una factura completa. No obstante, como indicas, puedes emitir varios tickets por importe inferior a dichos 3.000 euros, pero lo correcto sería emitir factura completa.

      Espero que la respuesta sea de su utilidad, saludos 🙂

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